Це друга частина серії про наш веб-сайт Design sprint. У Canonical наша команда дизайну присвячена наданню цінних ресурсів і розуміння в дизайні для відкритого програмного забезпечення, особливо коли йдеться про складні продукти. Нещодавно ми розпочали проект, щоб оновити нашу онлайн присутність, організувавши спринт для редизайну нашого веб-сайту. Ця стаття є другою частиною двочастинної серії, яка проведе вас через методи і інструменти, які ми використовували для оптимізації та переосмислення цифрового сліду нашої команди дизайну.

У частині 2 ви дізнаєтеся про:

• Виконання спринту – Погляд на щоденні методи та інструменти, які використовувалися під час спринту, включаючи те, як команда співпрацювала для реалізації змін.
• Дії після спринту та доставка – Роздуми про те, що ми досягли, як команда комунікувала оновлення та наступні кроки для підтримання єдиного онлайн-присутності.

Для кожного розділу ви знайдете роздуми про те, як наша команда сприйняла кожну вправу, найбільші перешкоди та уроки, які потрібно врахувати наступного разу. Сподіваюся, ви знайдете цінні інсайти і зможете навчитися з нашого досвіду, щоб організувати свій власний спринт.

Виконання спринту

День 1 – Інформаційна архітектура, критерії прийняття, потреби користувачів, контури страниц

Цілі

Перший день був присвячений встановленню тонусу на решту тижня. Ми розпочали з презентації про нашу мотивацію для цього проекту і нашу місію, а також огляду порядку денного на тиждень і основних цілей, яких ми хотіли досягти:

• Встановлення тонус для тижня з відкриттям, яке охоплювало:
  • Цілі на тиждень:
    • Створення контенту та каркасів для пріоритетних сторінок
    • Розробка плану для решти результатів (таблиця з відповідальними, результатами і термінами для передачі в управління проектом)
  • Місія
  • Майбутня інформаційна архітектура веб-сайту
  • Власність розділів веб-сайту для підтримки і створення контенту
• Представлення структури спринту
  • Огляд ресурсів і де їх знайти

Подорож

На день 1 ми хотіли, щоб наші учасники зрозуміли загальну ідею веб-сайту.

Зустріч відкриття зосередилася на кількох ключових моментах:

• Результати семінару з інформаційної архітектури, щоб показати, як різні області веб-сайту взаємопов’язані.
• Місія, щоб дати змогу зрозуміти тон, який ми хотіли бачити на сторінках.
• Висновки від нашого керівника дизайну, щоб надати команді більше інформації про те, яких людей він сподівається залучити з нашим веб-сайтом, і на що він сподівається в кінці тижня.

Коли ми встановили загальну картину, настав час звернутися до окремих розділів. Ми поділили команду на групи по 2-3 людини і призначили кожній групі розділ веб-сайту, над яким потрібно працювати. Кожна група мала завдання зрозуміти, хто є нашою цільовою аудиторією, на які питання вони могли б шукати відповіді. Ми також поділилися посиланнями на вже існуючий контент, щоб учасники могли на них посилатися, використовувати або помітити як застарілі, щоб уникнути дублювання роботи, якщо це можливо.

Щоб забезпечити узгодженість серед усіх груп, ми надали шаблон для кожної групи, який може потім бути використаний як основа для мета-опису сторінки.

ШАБЛОН
Назва сторінки (максимум 60 символів)
Опис сторінки (максимум 160 символів)
Пропонування URL сторінки
Пропонування навігації	Приклад: Головна > Про команду > Місія та бачення
Цільова аудиторія(ї)
Топ-3 запитання відвідувачів, на які потрібно відповісти на сторінці
Заголовки
Власник сторінки
Посилання на ваші зображення та логотипи в менеджері активів або деінде
Посилання на файл Figma

Більшість груп виконали деяку версію картографування асоціацій, щоб проаналізувати свої ідеї.

Результат

До кінця першого дня всі команди завершили свої шаблони, окресливши свою цільову аудиторію, потреби контенту та кілька ідей заголовків. 

День 2 – Заголовки, зв’язки, контент

Цілі

• Уточнення заголовків і додання контенту під кожен із них
• Визначення зв’язків з іншими сторінками
• Включення основи для візуалізації в плануванні контенту

Подорож

З чіткими контурними планами для всіх ми перейшли до уточнення заголовків, розширення ключового контенту та визначення зв’язків між різними сторінками для полегшення майбутньої навігації. Мета полягала в тому, щоб покращити юзабіліті, закладаючи основу для майбутнього зростання.

Ми також хотіли присвятити час знаходженню медіа для підтримки основних пунктів. Наша команда візуального дизайну надала свіжий огляд по керівництву щодо бренду та поділилася прикладами успішних сторінок. Це допомогло запалити ідеї та надихнуло способи зробити сторінки більш вражаючими та залучаючими. 

Команди візуального дизайну та контенту працюють разом, щоб створити привабливі та зрозумілі сторінки, тому важливо спланувати, щоб візуальна команда мала час для розробки якісних активів. Створення чудових візуалізацій займає час, а виявлення, де візуали можуть покращити наратив або розбити сторінку, покращує результати для всіх.

Після презентації бренду учасники провели аудит існуючого контенту, щоб визначити, що можна пов’язати, повторно використовувати або перенаправити. Додатково, ми попросили учасників включити зовнішні ресурси, які б надали додаткову глибину їхньому контенту. Є багато чудової інформації, і ми хочемо підняти цінні ресурси та голоси, щоб наша аудиторія могла легше їх знайти. 

В решту дня ми витратили на запис більш детальних пунктів під кожним заголовком, забезпечуючи, щоб контент охоплював ключові теми зрозуміло та ефективно. Командам також було поставлено завдання надати ідеї щодо типів візуальних активів (зображень, інфографіки, відео), їх розміщення на сторінці та короткий опис для них. 

Результат

До кінця дня у нас були скелети для всіх пріоритетних сторінок, готових до розширення у повноцінний контент і деякі ідеї для ілюстрацій чи зображень, які можна додати до сторінок.

В цілому, другий день підкреслив переваги шаблонів макетів для структурування сторінок і мотиваційну силу парного співробітництва, хоча потреба в перервах та більш рівномірно розподіленому навантаженні стала очевидною.

День 3 – Контент, активи

Цілі

• Уточнення пунктів
• Розпочати написання повних речень
• Форматувати документ, щоб він був належним документом для копії

Подорож

Ми зосередилися на уточненні контенту і забезпеченні його структури для ефективного використання в вебі. Наш експерт з контенту провів презентацію про наш посібник з стильового написання та тон нашого голосу, щоб допомогти налаштувати сцену. Написання для вебу вимагає акценту на чіткості та форматуванні, тому цей день був критичним для вирішення будь-яких проблем, пов’язаних з контентом, перед переходом в етап візуального дизайну.

Ми також надали шаблони, щоб допомогти командам форматувати свої текстові файли відповідно до керівництв команди веб-дизайну. Це було критично важливо для забезпечення узгодженості і швидшої реалізації. 

Організація сторінок відповідно до внутрішніх практик текстового форматування надала цінні випадки розбіжностей між групами. Це підкреслило області, де деякі сторінки були занадто щільними і потребували спрощення або доповнення візуалізаціями для підвищення чіткості, а також зони, де потрібна була додаткова глибина, щоб бути цінними. Такий структурований підхід також спростив перегляд контенту в контексті, пропонуючи чітке уявлення про те, як він зрештою з’явиться на сайті без візуальних відволікань. Це дозволило командам ефективно удосконалювати формулювання та стиль, враховуючи загальний макет і потік сторінки.

Результат

До кінця третього дня всі групи остаточно завершили контент для своїх сторінок і розробили чітке уявлення про загальний макет.

На цьому етапі важливо було підтримувати мотивацію через визнання досягнень, оскільки інтенсивний фокус залишив багатьох учасників втомленими. Приводи стосовно узгодженості та стандартів підкреслили потребу в більш чітких очікуваннях, особливо щодо рівня деталізації, необхідному в контенті. Щоб підтримати моментум, ми підняли ці питання на відкритті наступного дня. 

День 4 – Макет, каркаси, остаточні штрихи контенту

Цілі

• Завершити написання контенту
• Створити каркаси низької деталізації

Подорож

З контентом та базовим макетом на думці, ми розпочали цей день з презентації від нашої візуальної команди про те, як ефективно балансувати макети, використовуючи наші системи сітки та приклади найкращих практик при проектуванні макетів у Figma. Ідея полягала в тому, щоб налаштувати команди на креативний настрій для експериментування з візуалізаціями та зосередження на загальному потоці їхніх сторінок. 

Відтоді ми направляли команди, як перенести свої роботи з Docs до Figma, використовуючи компоненти з нашої бібліотеки низькофідеальних веб-сторінок, заохочуючи їх експериментувати з різними варіантами макета, щоб знайти найкращу структуру для кожної сторінки. Цей процес дав нам ясніше уявлення про кінцевий продукт і дозволив уточнити візуалізації та загальний потік. Вправа з ротаційним оглядом була особливо цінною на цьому етапі. Вона дозволила різним командам оглянути роботи інших груп, запропонувавши натхнення і виявивши області для вдосконалення.

Результат

Наприкінці того дня у нас були каркаси низької деталізації для всіх пріоритетних сторінок. Деякі команди також почали експериментувати з каркасами вищої деталізації, використовуючи зображення, які вони зробили під час наших особистих спринтів, щоб оживити сторінки.

День 5 – Підсумок, фіналізація таблиці планування

Цілі

• Уточнити каркаси з попереднього дня
• Заповнити таблицю планування

Подорож

Останній день був насиченим плануванням. Команди зосередилися на уточненні каркасів, створених раніше, і компоновці всієї необхідної інформації для веб-команди в таблиці планування. Мета полягала в тому, щоб особа, відповідальна за доставку веб-сайту, могла отримати всю необхідну інформацію для створення сторінок, не знайомлячись з кожною з них. Щоб спростити комунікацію, групи призначили контактну особу для кожної сторінки, щоб забезпечити, що власник проекту знає, у кого питати про додаткову інформацію чи прояснення. Якщо була потрібна додаткова робота над сторінкою, призначена контактна особа також відповідала за відстеження прогресу та інформування власника проекту.

Результат

До кінця тижня більшість сторінок були близькі до фінальної, високоякісної версії. Кілька сторінок все ще вимагали додаткового візуального покращення, і ці були позначені для завершення після спринту. Таблиця планування була корисною для уточнення обов’язків і слугувала фінальним списком прогресу для ефективного завершення спринту.

Спостерігати, як вся робота зібралася, було неймовірно приємно і показало значний прогрес, досягнутий протягом всього процесу. 

Дії після спринту та доставка

Снимок того, як наші сторінки виглядали в день завершення

Цілі

• Завершити залишкову роботу
• Організувати передачу в веб-команду
• Зібрати відгуки 
• Комунікувати успіх іншим командам

Подорож

Передача сторінок

Після завершення спринту ми переглянули високоякісні каркаси та документи з текстом, щоб переконатися в їх узгодженості. Однією з ключових деталей, на якій ми зосередилися, було перевірка посилань і їх призначення. Після остаточного оформлення кожної сторінки ми порівняли таблицю планування з файлами Figma і координувалися з веб-командою для передачі роботи. Ця структура допомогла перевірити, що ми нічого не забули, і прискорити процес брифінгу.

Збір відгуків

В кінці тижня ми надіслали учасникам опитування, щоб зібрати відгуки про організацію спринту та результати. Відповіді показали, що незважаючи на початковий період адаптації, учасники отримали чудовий досвід співпраці в проекті, який приніс користь всій команді. Багато зазначили, що результати перевершили їхні очікування, при цьому лише результати виправдали витрати часу. Проте, учасники зазначили, що найзначнішим результатом стали зміцнені зв’язки між членами команди.

Комунікація успіху

Враховуючи значні зусилля, витрачені на виконання цього спринту, було важливо показати чіткий зворотний зв’язок на ці інвестиції.

Ми організували презентацію для всієї команди дизайну, щоб продемонструвати роботи, які учасники виконали протягом тижня, за що особлива подяка нашим модераторам і внутрішнім експертам. Додатково, ми поділилися відгуками, зібраними протягом тижня, підкреслюючи ширший вплив вправи, зміцнюючи згуртованість команди та сприяючи новому сприйняттю неймовірної роботи, яку наша команда контенту виконує щодня.

Ми також вирішили написати цю саму серію! Зусилля, які були витрачені на планування та виконання цього спринту, заслуговують на те, щоб їх ділитися та святкувати, і, сподіваюся, якщо ви прочитали до цього моменту, ви знайдете це цінним.

Уроки

Я був радий бачити позитивні реакції на зв’язки, оскільки це було свідомим акцентом з самого початку. Як команда зростає, будувати міцні зв’язки стає більш складним. Ми природно схильні обертатися навколо одних і тих же груп людей і маємо обмежені можливості для співпраці з дизайнерами за межами наших продуктових команд. З урахуванням цього я уважно підбирав людей з різними навиками та рівнями досвіду, щоб заохотити нові перспективи та зміцнити зв’язки. Це була складна задача, оскільки ми не отримали остаточний список учасників, поки спринт не почався, але ми робили все можливе, щоб організуватися заздалегідь. Спостерігати, як результати виглядають, стало одним з моїх особистих досягнень.

З іншого боку, ми отримали багато відгуків про інтенсивність тижня. Озираючись назад, ми могли б бути ще обережнішими в тому, скільки ми запланували. Незважаючи на те, що ми врахували перерви, наш план все ще був занадто амбітним, і посередині тижня ми усвідомили, що маємо скоротити його ще більше. Створення контенту вимагало глибокої уваги та креативності, що може бути виснажливим без належного часу на відпочинок. Легко спокуситися максимально використовувати кожну доступну мить, але в довгостроковій перспективі цей підхід може бути контрпродуктивним. Перерви є ключем до відновлення сил і генерації нових ідей, а без достатньої «відстані» участь, швидше за все, зменшиться.

Основні уривки та фінальні думки

Тиждень спринту був інтенсивним, але корисним досвідом, наповненим цінними уроками та досягненнями. Загалом, досвід підкреслив важливість проактивної комунікації, реалістичного темпу та співпраці для створення успішного та стійкого робочого процесу. 

Ось деякі з моїх висновків з цього досвіду:

• Ставте акцент на експертів
  Надання платформи для членів команди, щоб поділитися своїм досвідом з усією командою, було чудовим способом визнати наші внутрішні таланти та допомогти всім створити емпатію один з одним.  
• Відгуки ротаційного формату – це найкраще
  Огляди в ротаційному форматі відіграли важливу роль у прискоренні процесу огляду, пропонуючи багато перспектив, які допомогли швидше виявляти неузгодженості та реальні покращення.
• Тримайте все максимально реальним
  Визнання прогресу та невдач було важливим, щоб уникнути відчуття перевантаження або втрати інтересу. Сесія підсумків вкінці кожного дня допомагала підтримувати енергію протягом тижня. Це створювало простір для команд, щоб спілкуватися і ділитися порадами чи ідеями або просто цінувати один одного.
• Плануйте удвічі більше перерв, ніж ви думаєте, що вам може знадобитися
  Заплановані перерви є невід’ємною частиною, щоб уникнути вигорання та підтримання продуктивності. Це особливо важливо під час роботи над інтелектуально важкою роботою, такою як копірайтинг, яка вимагає великого зосередження. 

Ця стаття є духовним спадкоємцем цієї чудової статті, опублікованої років тому. Я вважав її корисною, коли працював над налаштуванням усього цього. Перегляньте її для натхнення щодо планування!